文件歸檔目錄范本是小編為大家整理出來的一款方便產看的文件歸檔目錄表格，表格詳細的列出的件號、責任者、文號、題名、日期、頁數等。本文檔為word格式，打印即可使用，用戶可自行改動，有需要的可以到當易網下載使用！

文件歸檔介紹

文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

文件歸檔整理規則

范圍

本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。

本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。

定義

本標準采用下列定義。

2.1歸檔文件

DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準2001-01-01實施

2.2歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

2.3件

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

整理原則

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.

質量要求

4.1歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

整理方法

5.1裝訂

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

5.2分類

歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

5.2.1按年度分類

將文件按其形成年度分類。

5.2.2按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3按機構(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

5.3排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

5.4編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。

5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。

5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

5.4.4件號：文件的排列順序號。

件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

5.4.5機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。

5.5編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

5.5.1.1件號：填寫室編件號。

5.5.1.2責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

5.5.1.3文號：文件的發文字號。

5.5.1.4題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔〕"號。

5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。

5.5.1.6頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。

5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。

5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

5.6裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

5.6.1檔案盒

5.6.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。

5.6.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

5.6.1.3檔案盒應采用無酸紙制作。

5.6.2備考表

備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。

5.6.2.1盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

5.6.2.2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。